Jak zanonimizować wyrok przed publikacją — krok po kroku

Sądy publikują orzeczenia w swoich bazach po usunięciu danych osób, a te same orzeczenia trafiają potem do kancelarii, wydawnictw, na uczelnie i do artykułów. Za każdym razem ktoś, kto chce je pokazać szerzej, odpowiada za to, żeby z tekstu nie dało się rozpoznać stron. Poniżej proces, który działa niezależnie od tego, czy robisz to ręcznie, czy z pomocą narzędzia.

Krok 1. Ustal cel i tryb

Do publikacji i nauki zwykle wystarcza zastąpienie danych spójnymi oznaczeniami — powód, pozwany, świadek A, świadek B — bo czytelnik musi rozumieć, kto co zeznał. Jeśli powiązania mają zniknąć całkowicie, dane się zaczernia. O różnicy piszemy w artykule Pseudonimizacja a anonimizacja.

Krok 2. Usuń identyfikatory bezpośrednie

To dane, które same wskazują osobę:

• imiona i nazwiska stron, świadków, biegłych, pełnomocników niebędących zawodowymi uczestnikami,
• PESEL, numery dowodów osobistych i paszportów,
• adresy zamieszkania, telefony, adresy e-mail,
• numery rachunków bankowych, numery rejestracyjne pojazdów, VIN.

Pamiętaj o wszystkich formach: pełne imię i nazwisko w komparycji, samo nazwisko w ocenie dowodów („zeznania Kowalskiej”), inicjały, odmiana przez przypadki, dopełniacz w nazwie spółki cywilnej.

Krok 3. Usuń identyfikatory pośrednie

To najczęstsze źródło wpadek. Pojedynczo nie wskazują osoby, ale razem — albo w zestawieniu z wiedzą lokalną — już tak:

• sygnatury innych spraw tej samej osoby,
• numery ksiąg wieczystych i działek, dokładny opis nieruchomości,
• nazwa pracodawcy przy rzadkim stanowisku, nazwa małej miejscowości,
• daty urodzenia, daty zdarzeń w połączeniu z miejscem,
• nazwy firm, których wspólnikiem jest strona.

Krok 4. Zdecyduj, co zostaje jawne

Nie wszystko trzeba usuwać. Zwykle jawne zostają: skład sądu, nazwa sądu, sygnatura sprawy, przepisy, organy administracji, instytucje publiczne. Decyzja zależy od celu publikacji i od zasad przyjętych w Twojej organizacji — ważne, żeby była spójna w całym dokumencie.

Krok 5. Zachowaj spójność oznaczeń

Jeśli Jan Kowalski jest w jednym akapicie „powodem”, a w innym „osobą A”, czytelnik się pogubi. Jedno oznaczenie na osobę w całym tekście — także w załącznikach i przypisach.

Krok 6. Usuń dane z pliku, nie tylko z widoku

• Warstwa tekstowa PDF. Czarny prostokąt narysowany na PDF nie usuwa tekstu pod spodem — można go skopiować albo wyszukać. Tekst musi zniknąć z pliku.
• Metadane. Pole „autor”, tytuł dokumentu, nazwy plików źródłowych, komentarze i śledzenie zmian w Wordzie.
• Skany. W zeskanowanym załączniku nazwisko jest obrazem — wyszukiwarka tekstu go nie znajdzie, trzeba je odczytać (OCR) albo przejrzeć wzrokiem.

Krok 7. Sprawdź gotowy plik

1. Wyszukaj w gotowym PDF nazwiska stron i PESEL — wynik ma być pusty.
2. Zaznacz i skopiuj tekst spod zaczernienia — nie może się skopiować.
3. Sprawdź właściwości pliku (metadane).
4. Przeczytaj uzasadnienie od początku do końca z pytaniem z kroku 3.

Ile to trwa i jak to przyspieszyć

Ręcznie, przy kilkudziesięciostronicowym uzasadnieniu, kroki 2–3 zajmują najwięcej czasu i to w nich najłatwiej coś przeoczyć, bo dane wracają w różnych formach. Narzędzie, które zaznacza je automatycznie w całym tekście, nie zwalnia z kroków 4 i 7 — ale zamienia czytanie z markerem na sprawdzanie gotowych propozycji.