Anonimizacja informacji publicznej w BIP — co wolno ujawnić

Podstawa: art. 5 ust. 2 ustawy o dostępie do informacji publicznej

Z tego przepisu wynikają trzy pytania, które warto zadać przy każdym dokumencie:

1. Czy w dokumencie są informacje o prywatności osoby fizycznej albo tajemnica przedsiębiorcy?
2. Czy dotyczą osoby pełniącej funkcję publiczną i mają związek z tą funkcją?
3. Czy osoba albo przedsiębiorca zrezygnowali z ochrony?

Co zwykle się usuwa

• Dane osób prywatnych: mieszkańców, wnioskodawców, stron postępowań — imiona i nazwiska, adresy zamieszkania, PESEL, numery dokumentów, telefony, e-maile.
• Dane osób fizycznych prowadzących działalność w zakresie, w jakim dotyczą ich prywatności (np. adres zamieszkania będący adresem firmy) — tu orzecznictwo sądów administracyjnych nie jest jednolite i warto sprawdzić aktualną linię w swojej kategorii spraw.
• Tajemnica przedsiębiorcy: informacje, które przedsiębiorca zastrzegł i które mają wartość gospodarczą, np. kalkulacje cenowe w ofercie.
• Numery rachunków bankowych, podpisy, numery ksiąg wieczystych osób prywatnych.

Czego nie zaczerniać

• Danych osób pełniących funkcje publiczne, związanych z tą funkcją — np. imienia i nazwiska wójta podpisującego umowę czy urzędnika wydającego decyzję w ramach kompetencji.
• Nazw instytucji publicznych, kwot wydatkowanych ze środków publicznych, przedmiotu umowy.
• Informacji, które są jawne z mocy innych przepisów (np. dane z jawnych rejestrów, gdy ich ujawnienie w danym kontekście nie narusza prywatności).

Nadmierne zaczernianie jest równie ryzykowne jak zbyt słabe: dokument bez treści nie realizuje prawa do informacji, a wnioskodawca może skarżyć bezczynność albo odmowę.

Wersja publiczna dokumentu

Gdy dokument zawiera informacje chronione tylko w części, przygotowuje się jego wersję publiczną: kopię, w której usunięto chronione fragmenty, a reszta pozostaje czytelna. Dobrą praktyką jest oznaczenie miejsc usunięcia (np. „[dane osobowe]”), żeby czytelnik wiedział, że coś zostało wyłączone.

Pamiętaj, że odmowa udostępnienia informacji publicznej w całości lub w części wymaga wydania decyzji administracyjnej (art. 16 ustawy). Zaczernienie fragmentu dokumentu w odpowiedzi na wniosek jest właśnie taką częściową odmową — warto to uwzględnić w procedurze urzędu.

Jak technicznie przygotować plik

1. Pracuj na kopii — oryginał zostaje w aktach.
2. Usuń tekst z pliku, a nie tylko go zasłoń. Prostokąt narysowany w przeglądarce PDF zostawia tekst pod spodem, który da się skopiować.
3. Sprawdź metadane pliku (autor, tytuł, komentarze) i usuń zbędne.
4. Przy skanach odczytaj tekst (OCR), żeby wyszukiwanie nazwisk w ogóle było możliwe.
5. Na końcu wyszukaj w gotowym pliku nazwiska i PESEL — wynik powinien być pusty.

Rozliczalność

RODO wymaga, żeby administrator potrafił wykazać przestrzeganie zasad (zasada rozliczalności, art. 5 ust. 2 RODO). Przy dokumentach publikowanych w BIP oznacza to, że warto wiedzieć, kto przygotował wersję publiczną, kiedy i jakie kategorie danych z niej usunięto.